关于培训机构退款是否需要合同的问题，结合相关法律规定和搜索结果，具体分析如下：
一、合同签订的必要性 明确权利义务合同是规范培训机构与学员（或家长）之间权利义务的法律文件，明确约定服务内容、退费条件、时间限制等关键条款，可有效避免纠纷。
法律保障作用依法成立的合同受《民法典》保护，仅对签订双方具有法律约束力。若培训机构违反合同约定，学员可通过协商、调解、仲裁或诉讼维护权益。
二、不同情形下的合同要求 已签订书面合同的情形若双方已就退费条款达成书面协议，且协议内容合法，可直接依据协议执行退费。
建议在协商一致后签订补充协议，明确退款流程及反悔条款，增强法律效力。
未签订书面合同的情形即使没有书面合同，只要存在口头约定或交易习惯，仍需履行合同义务。
但为防止纠纷，建议补签书面协议，明确退费比例、时间等细节。
三、特殊注意事项 收据与付款证明退费时无需退还合同，但需提供付款证明或银行转账记录作为服务合同关系的凭证。
总部的责任限制学员与培训机构分支机构（如独立店铺）签订的合同，其法律责任由该分支机构承担，总部一般不直接参与纠纷。
法律途径维权若协商失败，可依据《消费者权益保护法》第三十九条通过以下途径维权：
协商和解
向消费者协会或调解组织申请调解
提起诉讼要求退款。
四、建议操作步骤 审查合同条款签订前务必仔细阅读退费条款，理解退款条件、比例及流程，保留疑问及时沟通。
保留证据保留付款凭证、沟通记录及协商协议，为后续维权提供依据。
优先协商协商一致后签订书面协议，明确反悔责任，降低纠纷风险。
综上，培训机构退款建议以书面合同为基础，结合实际情况灵活处理，以最大程度保障自身权益。
